For å kunne nå frem til en beslutning vedrørende valg av system og leverandør er det viktig å lage et veldokumentert og objektivt beslutningsgrunnlag. Her må man sørge for å få snudd de stenene som er nødvendige – hverken mer eller mindre – for å nå fram til det riktige for virksomheten – og det er viktig å tenke på at det ikke finnes en ”one size fits all”-løsning.  Det som er det riktige for én virksomhet er ikke nødvendigvis det riktige for naboen.

 

Velg den riktige prosessen

Det er i prinsippet tre forskjellige måter å foreta valg av system og leverandør på. Det er:

• Den ”raske” valgprosessen
• Den ”omstendelige” valgprosessen
• Den ”passende” valgprosessen

I tillegg finnes det naturligvis en rekke kombinasjoner av de tre valgmetodene.

 

Det ”raske” valget

Det ”raske” valget består typisk av en meget kort prosess. Virksomheten lager som regel ingen, eller kun i meget begrenset omfang, en beskrivelse av behovene sine. Antallet systemer man kikker på er ofte begrenset til et eller maksimalt to og valget treffes typisk basert på eksisterende kunnskap, intuisjon og et par enkelte møter med leverandører. For helt små virksomheter kan det raske valget være den riktige fremgangsmåten, da prisen er det avgjørende kriterium.

Det ”omstendelige” valget

Det ”omstendelige” valget består typisk av en meget omfattende kravspesifikasjon, anbud til en lang rekke leverandører og ofte en meget omstendelig prosess vedrørende evaluering av produkt og leverandør. På grunn av EU’s anbudsregler ser man ofte denne formen i offentlige virksomheter, men også flere private virksomheter har praktisert denne metoden. Prosessen kan i noen tilfeller ta opp til et år eller lenger.

Det ”passende” valget

Det ”passende” valget er karakterisert ved at virksomheten gjør det som er nødvendig for å nå fram til et hensiktsmessig beslutningsgrunnlag innenfor en passende tidsmessig ramme. Virksomheten har gjort seg opp en klar mening om hvilke forretningsmessige behov den har, og behovene er dokumentert på et passende nivå. Antallet  leverandører er nøye utvalgt, og tilbud innhentes fra maksimalt tre leverandører.

Mange virksomheter bruker unødig lang tid på anskaffelsesprosessen - især i betraktning av at det implementeringsarbeidet som ligger forut typisk er vesentlig mer komplisert og arbeidskrevende. Et riktig valgt system som er dårlig implementert, kan fort vise seg å være en dårligere løsning enn det nestbeste systemet korrekt implementert. Det er erfart/Vi har erfart at det passende valget er den prosessen som i de fleste tilfellene gir det beste resultatet. Virksomheten oppnår et godt beslutningsgrunnlag, og tiden som brukes er akseptabel i forhold til den samlede tiden det tar å implementere systemet.

 

Sett opp en liste over de viktigste evalueringskriteriene

Når en virksomhet velger system, er det en rekke forhold som bør vurderes, og som tilsammen utgjør beslutningsgrunnlaget. Disse faller typisk inn under følgende hovedområder:

• Funksjonalitet
• Teknologi
• Andre løsningsmessige forhold
• Leverandørforhold
• Implementeringsforhold
• Kommersielle forhold
• Risikovurdering

For å unngå at evalueringen skal ende med å bli en matematisk øvelse, er det viktig at virksomheten lister opp de viktigste evalueringskriteriene, og at den beslutter de enkelte kriterienes innbyrdes relative betydning. Foretar virksomheten således en vurdering – for eksempel på en skala fra 1 til 10 – for hvert av de ovenstående evalueringskriteriene, vil den kunne oppnå et vurderingsgrunnlag som avspeiler alle relevante forhold, og med de prioriteringer som det i det aktuelle tilfellet er behov for. 

 

Ser man på hva virksomheter typisk legger til grunn for deres valg av ERP-system og –leverandør er funksjonaliteten av systemet klart den vesentligste faktoren.  Våre erfaringer viser at den typisk i to ut av tre prosjekter utgjør en av de høyest prioriterte årsakene i motsetning til for eksempel prisen, som kun i en tredjedel av tilfellene inngår som en vesentlig faktor. Det forutsetter selvsagt at prisen ligger innenfor noen definerte rammer. Virksomhetene betaler typisk gjerne mer hvis det kan skapes sikkerhet omkring leverandørforhold, og hvis løsningen passer perfekt til virksomheten. Man kan si at prisen ofte er et fravalgskriterium, men sjeldent et tilvalgskriterium.  Det er også naturlig at leverandørforhold ligger høyt på listen, idet mange virksomheter overveier leverandørens fremtidsperspektiver, kompetanser og samarbeidsevne.

 

Utarbeidelse av kravspesifikasjon

Det er viktig at det innledningsvis brukes den nødvendige tiden på å beskrive hvilke forretningsmessige behov man har i virksomheten. Det er her viktig å fokusere både på nøkkelbehov og de områder som er spesielle for virksomheten, og hvor man forventer å måtte avvike fra et standardsystem.  Med utgangspunkt i virksomhetens hovedprosesser kan de forretningsmessige behovene for hver enkelt hovedprosess typisk avdekkes ganske raskt ved gjennomføring av en til to halvdags-workshops, hvor nøkkelpersoner med kjennskap til virksomhetens arbeidsprosesser og strukturer deltar. Vår erfaring fra mange anskaffelsesprosjekter har lært oss at det typisk er behov for å dokumentere cirka 30-40 krav pr. hovedprosess. Det er dessuten viktig at disse kravene dokumenteres på en måte, hvorpå det etterfølgende vil være mulig å vurdere i hvilket omfang de enkelte systemene kan understøtte kravene.

Det er derfor avgjørende at man i forbindelse med kravspesifikasjonen får avdekket presis hva som er nødvendig for virksomheten – hverken mer eller mindre. Utarbeidelsen av dokumentasjonen utgjør en viktig intern erkjennelsesprosess vedrørende hva det er man ønsker forretningsmessig å oppnå med det fremtidige systemet. Samtidig forbereder det virksomheten godt til å møte leverandørene, fordi man har et strukturert grunnlag å diskutere ut fra.

Alternativet er å utarbeide en mer detaljert kravspesifikasjon. Dette svarer seg sjelden. En slik prosess vil ta mer tid, og da det i mange tilfeller er vanskelig å tenke i fremtidige prosesser, vil en detaljert kravspesifikasjon ofte i høyere grad avspeile virksomhetens nåværende situasjon enn den ønskede framtid. Dessuten vil leverandøren erfaringsmessig kontraktuelt holde seg til kravspesifikasjonen – selv om det kunne være mer hensiktsmessige løsninger på kundens forretningsbehov. Det gjelder for eksempel løsninger som i høyere grad ville kunne løses med standardfunksjonalitet. I slike situasjoner brukes ofte masse ikke-verdiskapende energi på å diskutere paragrafer i kontrakten på bekostning av å diskutere løsninger.

Er det snakk om spesialutviklede løsninger er en detaljert kravspesifikasjon mer hensiktsmessig, da den er grunnlaget for den løsningen som skal utvikles. Når det derimot er snakk om standardsystemer som ved hjelp av en lang rekke parameteroppsetninger kan bringes til å virke etter behov, i tillegg til at kunden selv ofte er like involvert i oppsetningen som leverandøren, er en meget detaljert kravspesifikasjon unødvendig.

 

Bruk ”litt tid med mange” og ”mye tid med få”

Når de forretningsmessige behovene er avdekket, skal man i dialog med leverandørene. Det er her viktig at det brukes ”litt tid med mange” og ”mye tid med få”. Dette innebærer at det ofte vil være en god ide å involvere en bruttoliste av leverandører i en slags prekvalifikasjon, før man endelig beslutter seg for hvilke utvalgte man vil innhente tilbud fra. Prekvalifikasjonen kan typisk omfatte fem-seks leverandører, hvor man inviterer til et to-timers møte med fast agenda, som leverandøren skal prestere ut fra. Med dette grunnlaget bør man utvelge de maks. tre leverandører som det skal innhentes tilbud fra. Det er en rekke grunner til at det ikke bør innhentes tilbud fra flere leverandører. For det første er det viktig at leverandøren opplever å ha en sjanse for å vinne saken og dermed bruker tid og ressurser på å lage et kvalitetsmessig godt tilbud. Dernest er det et faktum at jo flere tilbud som mottas, jo mer tid og ressurser må man som kunde bruke på det. Endelig er det viktig å huske at det er en krevende oppgave for en leverandør å utarbeide et tilbud. Det er derfor viktig å fokusere på de – ofte få leverandører – som alle har en reel sjanse for å vinne, og ikke involvere leverandører hvor man på forhånd er klar over at de ikke er relevante.

 

Leverandøren er en samarbeidspartner

Når de få leverandørene er utvalgt, er det dessuten viktig at det etableres så mange kontaktpunkter som mulig med leverandøren underveis i prosessen. Dette skyldes at man like mye velger en leverandør som et system – og den eneste måten man kan få et bilde av leverandørene på, er å møte dem og få en fornemmelse for de menneskene man skal arbeide med framover. Vi har erfaring fra prosjekter hvor man møtes fem-ti ganger frem mot den endelige beslutningen. Det kan for eksempel være midtveismøter eller workshops. Samtidig må det understrekes at det gjelder å oppbygge et nært og godt samarbeid med leverandøren. Husk derfor at leverandøren skal oppfattes som en samarbeidspartner som skal være med til å få gjennomført det best mulige prosjektet - ikke som en motpart - derfor er det viktig å behandle leverandøren på en real måte.
 
 

Jo bedre leverandøren instrueres, jo bedre tilbud kan man forvente

Når de få leverandørene som det ønskes tilbud fra er valgt, skal det utarbeides et anbudsgrunnlag. Anbudsgrunnlaget skal sikre at man som kunde mottar ensartede og fyllestgjørende tilbud fra leverandørene slik at disse kan sammenlignes.

 

Kom tett på leverandør og løsning

Når tilbudene er mottatt fra de typisk tre leverandørene, anbefaler vi normalt at det utvelges to leverandører til det videre forløpet.  Vi har gode erfaringer med, som neste skritt, å involvere leverandørene i intensive workshops hvor leverandørens forslag til løsning av de forretningsmessige behovene gjennomgås supplert med passende demonstrasjoner av systemet. Dette er samtidig en god mulighet til å møte det prosjektteamet som leverandøren foreslår skal levere prosjektet.

Leverandør-workshopen gir virksomheten en bedre forståelse for den løsningen som leverandøren har foreslått, og leverandøren en bedre forståelse for virksomhetens forretningsmessige behov og ønsker. Denne innsikten på begge sider av bordet medfører vanligvis et behov for å revidere leverandørens løsningsforslag, men eventuelt også behov for å revidere kundens kravspesifikasjon.  Det er således en god idé å la leverandørene revidere deres tilbud etter at det er gjennomført workshops. Erfaringen er at dette gir en bedre og billigere løsning.

Etter at workshopene er gjennomført, eventuelt supplert med referansebesøk, og det foreligger et endelig tilbud fra leverandøren, bør virksomheten være godt forberedt til å treffe en beslutning ut fra et veldokumentert beslutningsgrunnlag.

 

Bruk av eksterne rådgivere til forretningssystem-anskaffelse

Det er mye som kan gå galt i den beskrevne prosessen, og det kan ofte være vanskelig å ha overblikk over nåværende arbeidsgangene.
Likeledes har virksomheten sjeldent overblikk over leverandørmarkedet og de mulighetene dette rommer. Anskaffelse av denne type systemer er typisk noe man kun gjør hver femte til tiende år, og det kan derfor være en god idé å hente hjelp utenfra til å gjennomføre anskaffelsesprosessen.
 
Ved valg av rådgiver bør man sikre seg at denne har den nødvendige kunnskapen om markedet og i øvrig er uavhengig, dvs. at rådgiveren ikke har særlige interesser i, eller preferanser for, hvilket system virksomheten ender med å velge. Virksomheter som velger å benytte eksterne rådgivere, gjør det typisk ut fra overveielser så som:
 

• Tilførsel av kunnskaps- og tidsmessige ressurser som man ofte mangler i egen organisasjon
• Tilføre kunnskap om leverandørene i markedet for å sikre at det er de riktige og relevante systemene som utvelges til an/tilbudsgivning
• Ønske om ikke selv å måtte ”oppfinne” alt forfra, men i stedet følge et strukturert og avprøvd anskaffelsesforløp som sikrer høy kvalitet og minimalt tidsforbruk
• Sikre en uavhengig og objektiv beslutning, hvor interne politiske forhold ikke blir avgjørende
• Unngå ubehagelige overraskelser på områder som leverandøren har ”glemt” å inkludere
• Sikre et prosjekt som er ”skrudd” riktig sammen i forhold til å sikre en suksessfull prosjektgjennomføring
• Minimering av økonomiske og prosjektmessige risikoer
• Sikring av den forretningsmessige forankringen av prosjektet og det nye systemet
• Sikkerhet for å oppnå den beste prisen fra leverandøren

Det kan dessuten være en god idé å ta annen ekspertise med på råd. Det gjelder for eksempel juridisk hjelp til utforming av kontrakten, eller kollegaer som arbeider i samme bransje.